Memilih Aplikasi Absensi Online Terbaik

 Sistem absensi karyawan sangat dibutuhkan oleh perusahaan sebagai bukti kehadiran karyawannya. Oleh karena itu, setiap perusahan, baik berskala kecil maupun besar biasanya memiliki system absensi.  Sistem absensi sendiri ada beragam, ada yang masih menggunakan system manual dengan mencatat nama, jam dan tanda tangan di lembaran kertas ada juga yang semi modern dengan menggunakan mesin plong, dan yang paling mutakhir di 3-5 tahun lalu adalah mesin absensi dengan fingerprint/sidik jari.

Namun sejak pandemic covid 19 kemarin. Keadaan berubah drastis dan sangat mempengaruhi cara absen. Perlu dilakukan reformasi cara absen untuk beradaptasi dengan kebiasaan baru. Sistem abensi saat itu biasanya menggunakan 2 cara, dengan kertas/form absensi atau dengan mesin fingerprint.

Cara pertama jelas sangat tidak direkomendasikan karena bisa menjadi media penularan covid 19, cara kedua ini masih ada tanda tanya, mesin finger apa yang dipakai?, karena sebenarnya ada mesin fingerprint yang sudah mendukung pengenalan wajah, tetapi harganya relative mahal dan jumlah perekaman wajahnya terbatas.

Absensi menggunakan form absensi dan mesin finger sama-sama beresiko meningkatkan penularan covid 19, saya sendiri kurang tahu bagaimana cara HRD melakukan perekaman kehadiran, apakah dengan berdiri di pintu gerbang mencatat satu persatu karyawan yang hadir atau mungkin ad acara lainnya? Karena saat pandemic covid 19, system absensi dikantorku sudah beralih ke aplikasi absensi online.

Belum lagi perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk bekerja secara WFH (Work From Home), bagaimana para karyawan yang bekerja melakukan absen?

Apakah dengan para karyawan mengirim foto selfi ke nomor messenger HRD, kemudian HRD memvalidasi dan  merekap satu persatu?

Bayangkan jika jumlah karyawannya ada ratusan atau ribuan. Meskipun itu adalah tugas HRD, tetapi kasihan juga. By the Way, bagian HRD biasanya juga WFH.

Lalu bagaimana caranya supaya bagian HRD lebih efektif mengelola absensi semua karyawan perusahaan?

SAATNYA BERALIH KE APLIKASI ABSENSI ONLINE

sumber: www.freepik.com

Beruntung sekali teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat. Selain semakin cepatnya teknologi nirkabel, teknologi pembuatan aplikasi berbasis web dan smartphone juga semakin canggih.  

Smartphone saat ini sudah memiliki fitur-fitur yang bisa digunakan untuk absensi seperti pemindaian sidik jari, mendapatkan posisi smartphone melalui teknologi GPS dan juga merekam citra/photo.

Ditambah lagi dengan kemajuan teknologi kecerdasan buatan dalam pengenalan wajah yang semakin canggih.

Semua hal diatas dikombinasikan untuk membuat aplikasi absensi berbasis online yang memiliki keunggulan di fleksibilitas,  kemudahan dan akurasi yang baik. Selain itu HRD juga dimudahkan dalam pengelolaan datanya.  

Seperti yang dilakukan di kantorku yang beralih dari absensi manual ke absensi online.

Kelebihan Aplikasi Absensi Online Dibandingkan Absensi Manual 

Sebuah teknologi dibuat tentu saja dengan tujuan memenuhi kebutuhan saat itu. Sama halnya dengan aplikasi absensi online yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang tidak diakomodir oleh sistem absensi manual. Sekarang saya akan membahas kelebihan aplikasi absensi online baik dari sisi karyawan seperti saya maupun untuk HRD seperti teman saya.

Sebuah teknologi dibuat tentu saja dengan tujuan memenuhi kebutuhan saat itu. Sama halnya dengan aplikasi absensi online yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang tidak diakomodir oleh sistem absensi manual. Sekarang saya akan membahas kelebihan aplikasi absensi online baik dari sisi karyawan seperti saya maupun untuk HRD seperti teman saya.

Bagi Karyawan:

 

Mengurangi Kerumunan 

Dengan aplikasi absensi online, karyawan bisa langsung absen dari gerbang depan. Bayangkan sudah berapa banyak derita yang sudah diselesaikan dengan aplikasi absensi online?

Pengajuan Cuti dan Ijin lebih mudah dan cepat.

Aplikasi Absensi Online biasanya memiliki fitur pengajuan cuti dan ijin. Kita bisa melakukan pengajuan dan melihat apakah pengajuan cuti di Acca tau tidak melalui aplikasi saja. Tidak perlu jauh-jauh jalan ke kantor HRD.

Melihat Riwayat Gaji/Payroll 

 Sistem Aplikasi Absensi Online biasanya disambungkan dengan sistem penggajian sehingga bukti slip gaji bisa diakses langsung dari aplikasi absensi online. 

Bagi Bagian HRD:

Setting shift kerja lebih mudah dan fleksible.

Saya pernah merasakan menggunakan mesin absensi dengan fingerprint. Malangnya saya, setting fingerprint ada di bagian IT, bukan HRD.  Saat itu kami memiliki 12 mesin absen untuk jadwal shift regular (pagi, siang, malam). Meskipun sudah menggunakan aplikasi control terpusat, tetapi setting shift harus dilakukan di setiap mesin absen. Belum lagi ada beberapa mesin yang memiliki shift khusus. Pelabelan mesin di aplikasi control harus benar-benar dilakukan dengan baik. Kalau salah setting mesin bisa diprotes sama emak-emak dan bapak-bapak.

Mempermudah pengelolaan Cuti dan Ijin.

 Dengan aplikasi absensi yang terintegrasi dengan sistem cuti dan ijin, HRD bisa langsung melihat pengajuan cuti dan ijin disatu tempat dan tentunya lebih mudah karena tinggal membuka lewat browser di computer atau smartphone.

Mudah membuat payroll

Aplikasi absensi online yang terintegrasi sistem cuti dan ijin biasanya juga disertai sistem payroll. Karena absensi memiliki hubungan yang erat dengan payroll.
Bagian HRD nggak harus menghitung manual gaji semua karyawan, tinggal degenerate dari aplikasi absensi online saja. Mudah dan sangat menyingkat waktu. 

Tips dan Trik Mencari Aplikasi Absensi Online Terbaik

Di internet ada banyak sekali aplikasi absensi online, bagaimana cara memilih aplikasi absensi online yang akan menjadi kesayangan kita semua?
Saya akan bagikan tips and trik memilih aplikasi absensi online yang akan menjadi kesayangan bagian HRD dan non HRD, sekarang kamu siapin dulu kopinya.

Memiliki fitur pengelolaan lembur, cuti dan payroll.

 Aplikasi absensi online harus memiliki fitur lengkap seperti pengajuan dan approval cuti dan ijin, kemudian juga memiliki fitur pengelolaan lembur dan juga bisa menghasilkan payroll otomatis,  sehingga tugas HRD benar-benar diringankan oleh aplikasi. Jangan sampai dengan adanya aplikasi baru justru menjadi beban baru. Betul bukan kawan?

 Memiliki Setting GPS area Absen.

 Setiap karyawan hanya bisa melakukan absen diarea kerja saja. Selain diarea kerja tidak bisa digunakan untuk absen. Fitur ini akan mencegah karyawan absen ditempat yang tidak diperbolehkan, misalnya di dalam angkot.

Memiliki fitur pengenal wajah/Face recognition

Absen dengan wajah sudah menjadi trend saat ini. Maka pilihlah aplikasi absensi yang sudah memiliki fitur ini. Apalagi dengan fitur ini HRD bisa melihat apakah si karyawan sedang absen dimana, apakah di loby, tempat parkir atau tempat lain. 

Memiliki Abuse Detect

Sudah jadi rahasia umum kalau kebanyakan aplikasi dengan deteksi GPS bisa diakali dengan aplikasi fake GPS. Karena itu pilihlah aplikasi absensi online yang memiliki fitur ini.

Integrasi Mesin Absen FingerPrint 

 Mesin absen fingerprint masih sering digunakan dibanyak tempat. Karena itu aplikasi absensi online yang dipilih juga harus bisa diintegrasikan dengan mesin fingerprint. Biasanya mesin-mesin fingerprint memiliki software manajemen sendiri-sendiri. Kalau dikantormu masih banyak sistem fingerprint, kamu perlu mempertimbangkan fitur ini meskipun nanti kedepannya semua akan menggunakan absensi online.

Bisa melakukan trial software dengan mudah.

kebanyakan aplikasi kepegawaian/HRD mengharuskan kita melakukan kontak ke bagian sales hanya untuk mencoba-coba sistem mereka. Jujur aku kurang suka, karena kalau sudah ngontak salesnya biasanya ditanya-tanyain macam-macam alias di prospek. Untuk tips terakhir ini carilah yang proses trial aplikasinya mudah, cari aplikasi absensi online yang menyediakan fitur percobaan meskipun hanya memberikan fitur-fitur dasar/basic, paling tidak kita bisa tahu user interfacenya, cara penggunaan dan juga laporan-laporan yang dihasilkan. Kalau cocok kan bakal dibungkus juga hehe.

PENUTUP

Demikian tips dan trik untuk memilih aplikasi absensi online terbaik yang cocok digunakan di kantor tempatmu bekerja. Kembali lagi ke kebutuhan dan kemudahan dalam pengelolaan pegawai. Aplikasi absensi online terbaik sangat dibutuhkan dalam membantu dan meringankan tugas-tugas HRD.