Pengembangan Rekam Medis Elektronik Sebagai Penunjang Klaim di RSD KRMT WONGSONEGORO
Rekam Medis Elektronik
Rekam Medis adalah berkas pasien yang berisi tentang data dan riwayat medis pasien baik yang dibawa oleh pasien maupun yang berada di rumah sakit. Dirumah sakit, berkas-berkas ini biasanya berbentuk kertas dan tersimpan rapi di gudang rekam medis. Salah satu tujuan penyimpanan berkas rekam medis tentu saja untuk memudahkan pemeriksaan berikutnya. Dokter pemeriksa bisa membaca riwayat medis pasien untuk menentukan penyakit maupun obat yang diberikan kepada pasien.
Riwayat Rekam Medis dalam bentuk berkas sampai saat ini masih populer, kelebihan dari berkas rekam medis dalam bentuk kertas adalah autentik, sedang kekurangannya sih banyak, yuk simak apa saja kelebihan dan kekurangannya.
Autentik
Berkas manual dianggap sebagai berkas yang autentik karena:
Dapat dipercaya.
Karena ditulis tangan secara langsung, berkas kertas dapat dipercaya karena bentuk tulisan dan guratan setiap orang akan berbeda. Bahkan kondisi fisik dan perasaan juga mempengaruhi hasil tulisan lho.
Asli, tulen.
Artinya berkas tersebut asli, bukan duplikasi atau palsu. Lagi-lagi hal ini karena berkas manual ditulis dengan tangan sehingga sangat mewakili pribadi dari si penulis.
Sah,
Berkas manual juga lebih sah karena memuat data autentifikasi lain seperti tanda tangan, cap basah instansi. Hal ini belum bisa tergantikan oleh sistem elektronik.
Kelemahan Berkas Kertas
Setiap kelebihan tentu saja ada kekurangan, kecuali kamu Tuhan. Dibalik autentiknya yang tiada duanya, berkas manual menyimpan banyak sekali kelemahan, diantaranya adalah:
Mudah rusak
Berkas manual sangat mudah rusak. Misalnya saja kegunting, robek, basah atau terbakar.
Tidak berumur panjang
Berkas kertas jika disimpan terlalu lama di gudang yang tidak memiliki standart gudang yang baik bisa menyebabkan kerusakan pada kertas. Misalnya tulisannya memudar, jamur dan lain sebagainya.
Memakan Tempat
Berkas kertas membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Berarti rumah sakit harus memiliki gudang berkas dan lemari penyimpanan yang besar.
Membutuhkan banyak tenaga rekam medis Untuk Mengelola
Berkas rekam medis bukan berkas biasa. Berkas-berkas ini membutuhkan orang-orang dengan kemampuan khusus dalam mengelola berkas yang disebut sebagai petugas rekam medis. Petugas rekam medis memiliki kemampuan mengorganisir berkas-berkas pasien dan mengelola informasi didalamnya.
Membutuhkan Waktu Untuk Mengolah Data
Petugas rekam medis selain mengelola data berkas, mereka juga bertugas memberikan laporan-laporan terkait data kesehatan, misalnya jumlah kunjungan, diagnosa terbanyak, pemakaian tempat tidur dan lain sebagainya. Untuk membuat laporan-laporan tersebut tentu saja petugas rekam medis harus membaca dokumen pasien satu persatu kemudian memasukkan ke aplikasi pengolah data.
Memerlukan waktu lama dalam mengirim dokumen
Karena berupa kertas fisik, tentu saja memerlukan waktu lama untuk melakukan pencarian berkas. Bayangkan kalau jumlah pasiennya ada ribuan? Belum lagi waktu tempuh dari gudang rekam medis ke klinik/ruangan perawatan.
Tidak praktis.
Jumlah berkas yang banyak biasanya ada di rawat inap. Karena di rawat inap ada banyak sekali dokumen rekam medis. Sebenarnya dari sisi informasi, semua data tersebut memang dibutuhkan. Namun dalam sisi kepraktisan. Rasanya jauh sekali. Mengorganisir berkas manual sangat merepotkan. Bayangkan saat kasus covid kemarin, satu pasien dirawat minimal 2 minggu, ada berapa banyak catatan rekam medisnya. Kalau saja 1 pasien menghasilkan 10-20 lembar dokumen dan satu ruangan ada 10 orang pasien, berarti ada 200-400 berkas, pada kenyataannya jumlah berkas rekam medis per pasien rata-rata lebih dari itu.
Tulisan susah dibaca
Masih teringat dengan jelas saat awal implementasi SIMRS, ketika itu kami diminta membantu klinik untuk memasukkan data medis dari kertas ke komputer. Waktu itu aku dan teman-teman sering dimarahi perawatnya gara-gara sering bertanya tulisannya apa, “Mas, kamu disini itu membantu aku atau menganggu sih.”
Duh, padahal tulisan dokter memang susah sekali dibaca oleh orang awam.
Ternyata kesulitan membaca tulisan dokter nggak cuma aku thok lho. Di bagian rekam medis sendiri seperti ada translator bahasa dokter. Tiap dokter punya bahasa sendiri-sendiri. Misalnya mas Eka ahli membaca tulisan dokter A, mas Udin ahli membaca tulisan dokter D dan lain sebagainya. Usut punya usut ternyata kadang dokter juga nggak bisa membaca tulisannya sendiri, apalagi aku yang manusia biasa.
Rekam Medis Elektronik
Berbeda dengan Rekam medis kertas. Rekam medis elektronik memberikan hal yang berkebalikan dari rekam medis kertas. Apa saja kelebihannya, beberapa aku sebutkan disini ya.
Lebih awet.
sebenarnya media penyimpanan elektronik memiliki usia pakai. Karena itu pemilihan media sangat mempengaruhi. Misalnya media tape bisa bertahan hingga lebih dari 10 tahun. Pemilihan media plus cara backup bisa memperpanjang usia penyimpanan. Misalnya data dari harddisk dipindah ke media tape.
Sangat menghemat tempat.
Penyimpanan berkas digital sangat menghemat tempat. Berkas rekam medis segudang bisa diringkas dalam server storage yang besarnya mungkin hanya 2 – 3 kali VCD player.
Dahulu BPJS berpindah dari berkas kertas ke berkas elektronik karena hal ini. BPJS sampai menyewa dua gudang hanya untuk menyimpan berkas klaim.
Lebih Hemat.
Dengan menggunakan berkas elektronik, tentu saja banyak kertas yang berkurang. Memang tidak semua berkas harus dielektronikkan. Tapi lumayan banyak mengurangi pengeluaran kertas lho. Apalagi kertas yang bisa digunakan untuk mencetak berkas pasien kan menggunakan kertas tripleplay yang harganya mahal.
Mengefisienkan Petugas Rekam Medis.
Penggunaan berkas elektronik tentu saja menyusutkan ruang penyimpanan, sehingga gudang berkas atau disebut sebagai filling tidak membutuhkan banyak orang untuk mengelola berkas dan mengantar ke klinik. Dengan begitu petugas perekam medis bisa lebih diefisienkan dan mengisi bidang kerja lain yang lebih membutuhkan. Misalnya PJRM (Penanggung Jawab Rekam Medis). Peran PJRM ini sangat penting dalam mencegah dispute klaim. Jasa mereka tiada tara bagi pegawai rumah sakit sepertiku.
Informasi Cepat Tersaji.
Dahulu kala, langit sore begitu cerah, burung-burung terbang dari ufuk barat membentuk barisan pesawat tempur. Mataharipun bersiap menutup hari dengan wajah bahagia berawarna jingga. Namun tidak teman-temanku yang masih harus menghitung data untuk laporan.
Tapi begitulah kalau belum menggunakan rekam medis elektronik. Data-data dipilah dan dikumpulkan dengan membaca satu persatu berkas dan dituliskan pada kertas atau aplikasi excel. Barulah bisa dianalisa.
Apalagi rekam medis kadang dimintai laporan-laporan yang tidak standart alias “Pokoknya aku butuh data ini secepatnya!”. Jatah lembur deh.
Tapi sekarang tidak lagi. Setiap membutuhkan data, bagian rekam medis tinggal telpon ke SIMRS, “Mas, aku butuh data ini” dan langsung kujawab, “Wait a minute”. Berpuluh-puluh menit kemudian (tergantung kerumitan dan jumlah data) data sudah tersaji dalam bentuk excel dan bisa diolah sesuai kebutuhan mereka.
Dokter tidak perlu menunggu lama untuk membaca riwayat medis pasien.
Pada waktu menggunakan rekam medis manual, dokter harus menunggu berkas rekam medis diantar ke mejanya baru bisa membaca riwayat medis pasien.
Mungkin karena hal itu, dokter-dokter banyak yang suka berangkat telat.
Dengan rekam medis elektronik, berkas riwayat pasien selalu siap dan tersedia bahkan sebelum dokternya duduk. Tetapi dokter kok masih suka telat ya?
Memudahkan pertukaran data antar instansi.
Rumah sakit adalah garda terdepan pelayanan kesehatan masyarakat. Diatas rumah sakit ada dinas kesehatan, pemerintah daerah dan pihak eksternal seperti BPJS yang membutuhkan data-data dari rumah sakit. Dengan menggunakan rekam medis elektronik, pertukaran data antar instansi bisa lebih mudah dan cepat. Saat ini teknologi pertukaran data antar instansi bisa dikirim lewat web service, kelebihan pertukaran data dengan cara ini adalah realtime, cepat, tepat dan ngirit bensin.
Kelemahan Rekam Medis Elektronik
Autentiknya Lemah
Dibalik semua kelebihan berkas elektronik ada satu kelemahan yang sangat mendasar, Kelemahan itu adalah masalah autentik. Namanya juga buatan manusia dan bersifat digital. Berkas digital sangat mudah untuk dimanipulasi dan diubah. Misalnya file berekstensi doxc bisa diubah dengan apliaksi Microsoft Word, file gambar bisa diubah dengan software pengolah gambar seperti adobe photoshop maupun paint.
Investasi Awal Tinggi
Investasi awal untuk menjalankan rekam medis elektronik sangat tinggi. Tapi sebenarnya setelah jalan beberapa tahun akan terasa peningkatan kinerja pegawai dan efisiensi disegala bidang. Tapi hitung-hitungan diawalnya memang tinggi.
Mengatasi Masalah Autentik
Karena berkas elektronik tidak bisa dijamin keotentikannya dan ini sudah sesuai dengan takdirnya.
RSWN menerapkan dua aturan yang mengatur soal tanda tangan.
Tanda tangan pemberi asuhan medis digantikan dengan sistem login. Login yang dimiliki oleh pemberi asuhan mewakili identitas diri pemberi asuhan pasien. Oleh karena itu para pemberi asuhan pasien diwajibkan menjaga paswordnya masing-masing. Kemudian untuk menjaga integritas data, dilakukan pembatasan-pembatasan yang terukur di SIMRS, misalnya:
- Pasien yang sudah dipulangkan tidak bisa diubah datanya.
- Penyimpanan data baru dan ubah data hanya bisa dimundurkan 1 jam sebelum jam saat ini, itupun yang diambil jam server, bukan jam komputer user. Hal yang sama berlaku juga untuk pengubahan data, data hanya bisa diubah maksimal 1 jam dari entry data sebelumnya.
- Catatan medis hanya bisa diubah atau dihapus oleh user yang tercatat sebagai penulis riwayat tersebut.
- Semua pengubahan dan penghapusan data disimpan sebagai riwayat beserta di komputer mana user melakukan pengubahan data beserta dengan jam dilakukannya pengubahan.
- Catatan medis hanya bisa dituliskan diruangan tempat pasien tersebut berada. Misalnya pasiennya berada di ruangan Arjuna, pengisian catatan rekam medisnya hanya bisa dilakukan di ruangan Arjuna.
- Untuk dokumen yang membutuhkan tanda tangan pasien, jika berkas tersebut memiliki versi elektronik, berkas tersebut tetap harus dicetak kemudian ditandatangani pasien dan disimpan sebagai penguat berkas elektroniknya,
Perkembangan Rekam Medis Elektronik di RSWN Semarang.
Pengembangan SIMRS khususnya Rekam Medis Elektronik di RSWN tergolong unik. SIstem pengembangan ditempat kami berdasarkan permintaan user. Sama halnya dengan Rekam Medis Elektronik yang permintaannya datang satu persatu, sedikit demi sedikit lama-lama menjadi bukit.
Bridging Eklaim dan Vclaim
Sebenarnya bridging SIMRS dengan eklaim 4 sudah dibuat. Tetapi update software eklaim 5 menggunakan basis aplikasi yang sangat berbeda dengan eklaim versi 4. Karena itu aplikasi bridging juga berubah total.
Selain itu aplkasi bridging versi 4 menggunakan aplikasi
lain berbasis PHP. Dengan berbagai pertimbangan terutama di efisiensi pekerjaan, kami membangun sistem bridging Eklaim dengan Visual basic 6.
Integrasi aplikasi ini membuat entry data klaim menjadi lebih cepat. Apalagi jumlah item data yang dientry makin lama makin banyak.
Sebenarnya sistem Rekam Medis Elektronik yang kami bangun nggak jauh-jauh dari optimalisasi pengajuan klaim, karena 90% pasien RSWN adalah peserta JKN.
Resume Elektronik
CIkal bakal rekam medis elektronik di RSWN berawal dari resume medis. Saat itu berkas-berkas klaim jamkesmas banyak ditolak dengan satu alasan saja “Berkas susah dibaca”. Akhirnya kepala instalasi SIMRS yang juga menjadi PIC klaim jamkesmas mengusulkan resume elektronik. Idenya sederhana memindahkan resume medis kertas ke komputer. Resume tetap dicetak seperti biasa dan ditandatangani dokter dan pasien seperti biasa.
Tapi perubahan dari resume medis manual ke elektronik memberi hasil luar biasa, karena verifikator jamkesmas di DKK tidak bisa menggunakan alasan yang sama hahaha.
E-Resep dan Catatan Medis Pasien Rawat Jalan
Kami mengembangkan dua fitur pendukung penting Rekam Medis Elektronik dan diujicoba di dua tempat terpisah pads waktu bersamaan. E-resep diuji di IGD dan Apotik IGD sedangkan Catatan Medis Pasien Rawat Jalan diujicoba di klinik eksekutif Gatotkaca. Saat itu RSWN baru saja membuka klinik eksekutif sehingga pasiennya masih sedikit dan cocok digunakan untuk ujicoba dan implementasi awal. Setelah jalan beberapa bulan, fitur E-Resep yang sebelumnya terpisah dijadikan satu tempat dengan Catatan Medis Pasien.
Catatan Terintegrasi di Rawat Inap
Setelah Catatan Medis Pasien Rawat Jalan dan E-Resep
berjalan dengan baik, "mari kita perluas daerah jajahan". Kami membangun modul
Catatan Terintegrasi di Rawat Inap.
Hal yang memilukan dari membangun modul ini adalah minimnya data yang kami
ambil. Waktu itu kami hanya beradasarkan wawancara dengan petugas rekam medis
dan dokter. Setelah aplikasinya jadi dan akan diemplementasikan ternyata “amboiii, banyak
nian isinya, ternyata banyak yang belum masuk di aplikasi”.
Ternyata didalam catatan terintegrasi bukan hanya SOAP, ada juga Adime petugas medis, SBAR untuk konsul, Hand Over antar perawat, Verifikasi dokter DPJP, Terima SBAR dan lain-lain. Dan waktu itu mbak perawat bilang, “Kalau fitur-fitur yang aku sebutin tadi nggak ada aku nggak mau entry”. Ya sudah akhirnya kerja keras untuk mewujudkan keinginan mereka.
Perubahan Sistem Konsul Laborat
Dari awal kami beli SIMRS yang paling aku nggak suka tuh konsul dan entry tindakan laborat. Aku berpatokan pada lembar manualnya. Di lembar manual permintaan laborat dokter menchecklist pemeriksaan yang diminta, sedangkan di SIMRS saat itu hanya WA konsul biasa, tidak ada keterangan atau tempat entry konsul yang diminta. Admin laborat juga memasukkan tindakan yang dilakukan satu persatu.
Akhirnya sistem konsul jalan, kertas tetap jalan juga. Setelah sekian purnama akhirnya kepala SIMRS yang kami hormati dan banggakan, pak Suparno meminta form konsul laborat diubah sesuai dengan kertas. Dokter melakukan checklist tindakan yang diminta di form konsul, setelah sampai di laborat, admin laborat tinggal verifikasi saja, tidak perlu mengentri tindakan-tindakannya. Dan satu lagi, kertas konsul laborat hilang.
Laporan Operasi, Hasil Lab Manual, keterangan bayi lahir, surat keterangan kematian masuk ke SIMRS
Laporan operasi dan hasil laborat yang tadinya ditulis dikertas juga beralih ke komputer, eh iya aku lupa. Pembacaan radologi kami sudah lama pakai sistem/aplikasi juga. Konsepnya sih sama, memindahkan tulisan kertas ke komputer, jadi jangan dibayangkan kalau aplikasinya canggih. Selain itu berkas-berkas pendukung seperti Surat Keterangan Bayi Lahir, Surat Kematian juga menggunakan SIMRS, Makin lengkap deh berkas-berkas yang digunakan oleh bagian klaim.
Dashboard Pasien
Dashboard Pasien, inilah nama yang kami berikan untuk form informasi perpendaftaran. Sebenarnya lebih pantas dinamakan Dashboard Pemeriksaan Pasien karena isinya catatan pasien. Tapi kayaknya kepanjangan deh.
Dashboard Pasien memuat informasi-informasi pemeriksaan pasien dari assessment awal, catatan TTV, Catatan Terintegrasi (SOAP), pemakaian obat, hasil laborat dan radiologi, laporan operasi dan lain sebagainya. Intinya semua data yang dibutuhkan pemberi asuhan bisa dilihat disini, semua hal tentang memasukkan data juga ada disini, one way service begitu.
Assesment Awal Rawat Inap, Rawat Jalan dan Assement Perawat
Fitur baru Rekam Medis Elektronik kami adalah pencatatan assessment awal rawat inap, rawat jalan dan assessment perawat, baik assessment lanjut, EWS dan lain sebagainya. Untuk fitur ini kami tidak membuat sama persis dengan kertas, soalnya bisa banyak banget hehe. Alhamdulilah kami dibantu oleh Pak Muchsin dari Komite Keperawatan yang juga paham dengan standart assessment di akreditasi sehingga form-formnya meski masih banyak tetapi lebih ringkas dari yang sebenarnya.
Assesment Perawat masih dalam tahap ujicoba dan evaluasi, tetapi kami sudah menghilangkan kertas assesment.
Kebutuhan Hardware Untuk Rekam Medis Elektronik
Resiko dari penggunaan Rekam Medis Elektronik adalah peningkatan belanja perangkat komputer. Meski jumlah belanja kertas menurun, tapi belanja komputer semakin naik. Kebutuhan komputer yang dulunya 1 komputer untuk satu ruangan sekarang nggak cukup lagi. Apalagi ditiap ruangan juga ada PJRM, petugas farmasi klinis yang juga ngantri bersama-sama dengan perawat, dokter dan ahli gizi.
Karena itu idealnya di setiap ruangan paling tidak ada 4-5 komputer untuk mengentry data Rekam Medis Elektronik, biar tidak kepanjangan antrinya.
Klinik Rawat Jalan
- 1 Komputer di setiap Klinik Rawat Jalan untuk entry dokter. yang ideal adalah komputer desktop dengan monitor beresolusi FHD, lebh bagus lagi AIO karena ringkas sehingga terlihat elegan dan tentunya lebih hemat daya.
- 2 Komputer perawat di nurse station untuk membuat SEP, mencatat assessment awal dan assessment lanjut.
Ruangan Rawat Inap
- 2-3 PC AIO untuk administrasi ruangan dan PJRM yang visit
- 2-3 Laptop 2 in 1 untuk pencatatan assessment perawat, SOAP dokter dan perawat dan juga ADIME petugas gizi.
No comments for "Pengembangan Rekam Medis Elektronik Sebagai Penunjang Klaim di RSD KRMT WONGSONEGORO "
Post a Comment