ClickUp, Aplikasi Manajemen Tugas Untuk Meningkatkan Produktivitas

 Aplikasi manajemen tugas sebenarnya sangat krusial dalam produktivitas kerja. Sebagai programmer yang pernah bekerja di software house, freelance, magang di perusahaan asing dan bekerja di instansi pemerintah, aku merasakan perbedaan-perbedaan itu.

Di software house, laporan pengembangan software dan implementasi harus terdokumentasi dengan baik. kalau tidak baik berarti ya nggak gajian. Waktu freelance hampir sama juga sih. 

Pengalamanku magang di perusahaan asing. Aku jadi kenal aplikasi manajemen tugas. Saat itu kami menggunakan Asana. Kemudian dalam sehari rapat 3x. Malam hari ketika akan mulai bekerja (jam 7 waktu amerika), tengah hari dan sore hari. Pekerjaan selalu dimonitor. Hari ini mau melakukan apa, kemudian siangnya sudah sampai mana. Sore hari laporan lagi apa yg sudah dikerjakan, berapa persen dan besok mau lanjutin yg mana. 

Di RSWN, untuk ukuran SIMRS yang dikembangkan sendiri, pengembangan aplikasi kami tergolong pesat. Tapi karena seringnya aplikasi dibuat berdasarkan permintaan. Sering kali permintaan datang bertubi-tubi, jadwalnya tumpang tindih dan deadline mepet.

Selain itu ada pandangan, apa gunanya berinovasi kalau nggak dipakai? Sebenarnya ini bukanlah hal baru dan memang selalu begitu. Kami membeli aplikasi SIMRS pada tahun 2008, saat itu sebenarnya aplikasinya cukup lengkap. Tetapi ternyata lengkap menjadi percuma kalau tidak dibutuhkan. Dibutuhkan saja tidak cukup kalau aplikasinya tidak sesuai kenyataan/alur/kebiasaan yang berjalan. 

Maka dalam perkembangan suatu sistem informasi ada dua hal yang terjadi, kebiasaan yang berubah sesuai sistem informasi atau sistem informasi yang mengikuti kebiasaan. Mengikuti kebiasaan bukan berarti sak njaluke user, tetapi tetap dicek keterkaitan antar entitas dan datanya.

Karena kami terbiasa dari sistem mengikuti kebiasaan. Hampir semua sistem informasi di RSWN dikembangkan berdasarkan permintaan user. Dengan asumsi ketika mereka meminta, maka sistem akan dibangun sesuai kebutuhan dan kebiasaan mereka, sehingga sistem tersebut akan diterima dengan baik.

Dengan begitu sistem yang kami bangun akan diterima dan digunakan. Namun jeleknya SIMRS jadi tidak terlihat seperti berinovasi, padahal sebenarnya dari user biasanya hanya memberikan ide awal/keinginan, selanjutnya SIMRS akan melakukan penggalian ide seperti menerawang kebutuhan user, alur dan sebagainya. Jujur saja seringnya user hanya memberikan ide awal saja dan kurang mendalam. 

Sebenarnya sudah saatnya kami bisa berinovasi atau menggagas sistem untuk user. Memang tidak semua inovasi akan diterima dengan baik. Bukan karena inovasinya jelek, tetapi karena saat itu belum dibutuhkan atau belum sadar kalau butuh. Karena itu jangan semangat, tetap menyerah. Karena apapun yang kamu lakukan akan percuma. Eh kok jadi begini sih?

Selain itu permintaan yang datang bertubi-tubi dan harus segera jadi menjadi permasalahan tersendiri. Jujur saja beberapa bulan ini aku sangat pusing menata kerjaanku. Saat ini ada 2 project besar yang aku pegang. Aku anggap besar karena pengerjaannya memakan waktu berbulan-bulan dan untuk membuatnyapun aku harus melakukan riset terlebih dahulu. 2 pekerjaan tersebut adalah bridging antrian online dan vclaim versi 2. Dan 2 bridging ini akhir januari ini harus sudah jadi!

Selain mengerjakan 2 project besar tersebut. Aku masih punya tanggungan mengerjakan tugas-tugas harian seperti memperbaiki bug dan data, mendampingi dan mengajari teman-teman programmer yang lebih muda tentang aplikasi simrs yg ada dikantorku, rapat dsb.

dua bridging ini selalu dimonitor oleh BPJS, BPJS sih memonitor manajemen RS, manajemen RS memonitor programmer dong. Sayangnya, komunikasi adalah hambatan terbesar para programmer. Meskipun nggak semuanya. Karena sahabatku yang jadi programmer di ibu kota lama cerita, kalau disana programmernya pintar-pintar untuk bercerita. Karena di startup mereka harus menyampaikan gagasan dan progress dengan baik. 

Berbeda dengan aku, aku cerita sampai mulut berbusa mereka nggak paham yang aku ceritakan. Karena itu aku butuh tool untuk menerjemahkan isi kepalaku ke orang-orang yang membutuhkan. Salah satunya adalah dengan aplikasi task management.

Manajemen Tugas Dengan ClickUp

Aplikasi task manajemen adalah aplikasi untuk menata pekerjaan. Sebenarnya aku pernah membuat aplikasi seperti ini bertahun-tahun yang lalu. Tetapi saat itu masih sebatas mencatat masalah dan pembagian tugas saja. Aplikasinya masih menggunakan desktop berbentuk tabel yang cenderung susah dibaca. 

Dari beberapa aplikasi manajemen tugas yang pernah aku coba, saat ini aku nyaman sekali menggunakan aplikasi ClickUp.

beberapa fitur yang saat ini aku gunakan di ClickUp adalah:

Board

Menurut cerita mas Arif ndolop, sahabatku yang sudah melanglang buana di dunia startup, kanban sangat efektif untuk mengkomunikasikan pekerjaan-pekerjaan yang ada. Board adalah proyeksi dari sebuah papan tulis. 

Di papan tulis kita bisa menempelkan kertas-kertas note yang menjadi daftar pekerjaan yang akan dilakukan, sedang dilakukan, sedang ditest atau sudah selesai. 

Dengan board daftar tugas-tugas bisa terbaca dengan baik, sehingga kita bisa menulis tugas baru beserta siapa yang akan diberi tugas dan kapan akan selesai.

List dan Folder  

Aku suka sekali dengan fitur ini. Sebenarnya aplikasi lain mungkin juga bisa, tetapi karena aku butuh secepatnya dan yang saat ini mudah dipelajari adalah ClickUp, maka anggap saja yang lain nggak punya fitur ini. 

Di ClickUp aku bisa membuat list, kemudian didalam list aku bisa membuat board dan grant view untuk setiap list. 

Seperti di tugasku saat ini, aku membuat 3 list, bridging vclaim v2, bridging antrol v2 dan issue. Tiap list memiliki board dan list tugas sendiri-sendiri, tetapi juga bisa dilihat dalam satu kesatuan, sehingga bisa dilihat load pekerjaan yang sesungguhnya atau per list.

Generate Grantt Chart

Grant Chart di ClickUp adalah salah satu bentuk view, selain grant chart ada tabel, timeline, activity, workload, map dan lain sebagainya yang bisa digenerate dari task/tugas.

Grantt chart sangat aku butuhkan untuk mengkomunikasikan ke manajemen terkait proses pengembangan yang berjalan. di aplikasi lain aku harus membuat grantt chart dulu baru membuat task, sedangkan di ClickUp aku hanya fokus ke tugas-tugas nya saja. Grantt Chartt otomatis dibuat dari tugas-tugas yang sudah aku definisikan. Ehmm, sangat membantu sekali.

Pelabelan, Prioritas, Penugasan, Setting Waktu Mulai Dan Selesai Sangat Mudah

Pembuatan label, prioritas pekerjaan dan pemberian tugas (assignment) sangat mudah dilakukan dari board, karena tombol-tombol untuk melakukan itu bisa diakses dari board, tidak perlu masuk ke tasknya. Sangat mudah sekali.

Kesimpulan

Laporan adalah hal yang sangat-sangat kurang disukai oleh programmer yang produktif. Karena pembuatan laporan mengurangi waktu untuk koding. Tetapi bagaimanapun juga, programmer yang bekerja dalam tim dan berada dibawah manajemen harus bisa memberikan laporan. Salah satunya adalah laporan tugas-tugas yang dikerjakan atau akan dikerjakan. Oleh karena itu dibutuhkan tool aplikasi manajemen tugas yang mudah dan menyenangkan, sehingga akan meningkatkan produktivitas programmer baik sebagai tukang koding maupun sebagai anak buah dan anggota tim. 

Terima kasih sudah membaca. Artikel ini tidak mengandung iklan, hanya berisi curhatan saja.